大多數(shù)企業(yè)每年都會(huì)舉行各種形式的、規(guī)模大小不一的會(huì)議，但無(wú)論是廠家，還是商家，對(duì)于此類會(huì)議都已經(jīng)習(xí)以為常，因?yàn)榘凑沾蠹业恼f(shuō)法，這些會(huì)議都是為“會(huì)”而“會(huì)”，形式主義嚴(yán)重。但如果在會(huì)議召開(kāi)前，能夠很好地貫徹孫子的“……夫未戰(zhàn)而廟算勝者，得算多也；未戰(zhàn)而廟算不勝者，得算少也。”即：戰(zhàn)前籌算多就能取勝；籌算少就不能取勝的作戰(zhàn)理念，那么后期會(huì)議的成功便會(huì)順理成章。
有的放矢——主題明確、目的單純　　
首先應(yīng)明確會(huì)議主題：如經(jīng)銷商座談會(huì)，即將全國(guó)各地的經(jīng)銷商召集過(guò)來(lái)，總結(jié)過(guò)去，展望未來(lái)；將公司新年度的營(yíng)銷政策介紹給各經(jīng)銷商，取得大家的支持和擁護(hù)；通過(guò)共同探討，發(fā)現(xiàn)以前營(yíng)銷過(guò)程中存在的問(wèn)題，預(yù)測(cè)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)，提出應(yīng)對(duì)的方案和舉措，促進(jìn)廠商“雙贏”。
會(huì)議主題要吻合當(dāng)前市場(chǎng)實(shí)際需求，應(yīng)該具有時(shí)尚、新穎、獨(dú)特之處。拿經(jīng)銷商座談會(huì)而言，公司可采用一種時(shí)尚做法：如將“品牌締造價(jià)值　實(shí)力致勝未來(lái)——公司經(jīng)銷商贏銷會(huì)”作為座談會(huì)主題，既能贏得公司高層的肯定，還可吸引與會(huì)眾多經(jīng)銷商們的眼球。
會(huì)議目的與主題息息相關(guān)。原則上，一次會(huì)議目的應(yīng)該盡量單純，只有一個(gè)，最多兩個(gè)。譬如，通過(guò)總結(jié)往年銷售業(yè)績(jī)，展望來(lái)年銷售情況，給下面的經(jīng)銷商打氣；發(fā)布營(yíng)銷政策，激勵(lì)、刺激經(jīng)銷商，提高經(jīng)銷商經(jīng)營(yíng)自身產(chǎn)品的信心；借助于企業(yè)實(shí)力，提升品牌形象；為某次大型促銷活動(dòng)作鋪墊；新進(jìn)入一個(gè)市場(chǎng)，或新品上市前的宣傳造勢(shì)；緊跟市場(chǎng)潮流，借勢(shì)熱點(diǎn)焦點(diǎn)，提高知名度和美譽(yù)度等。主題與目的的明確，就相當(dāng)于企業(yè)會(huì)議營(yíng)銷是“有的放矢”，不至于偏離主題，重蹈形式主義的覆轍。　　當(dāng)會(huì)議主題和目的明確之后，會(huì)議的形式和針對(duì)對(duì)象也隨之確定下來(lái)了，這可使后面的籌劃工作有條不紊，按部就班，真正做到“投入小、見(jiàn)效快、收益大、廠商雙贏”的目的。　　
會(huì)議主題要吻合當(dāng)前市場(chǎng)實(shí)際需求，應(yīng)該具有時(shí)尚、新穎、獨(dú)特之處；會(huì)議目的與主題息息相關(guān)，原則上，一次會(huì)議目的應(yīng)該盡量單純。
機(jī)不可失——選準(zhǔn)時(shí)機(jī)選對(duì)地點(diǎn)　　
選擇一個(gè)合適的時(shí)機(jī)對(duì)會(huì)議舉辦成功與否具有相當(dāng)大的作用。在市場(chǎng)上，往往有“先發(fā)制人、后發(fā)制于人”的說(shuō)法，會(huì)議召開(kāi)的時(shí)機(jī)必須選擇好，否則，“機(jī)不可失，時(shí)不再來(lái)”。 　　
比如經(jīng)銷商座談會(huì)，可將時(shí)間選擇在市場(chǎng)淡季后期，同時(shí)距年底旺季還有一段時(shí)間。選擇這個(gè)時(shí)機(jī)，首先是公司營(yíng)銷政策已經(jīng)出爐，新品即將全面上市，經(jīng)銷商可以參觀到公司的整體實(shí)力和產(chǎn)品陣容；其次，淡季正好是總結(jié)去年、展望來(lái)年的好時(shí)機(jī)，經(jīng)銷商的業(yè)務(wù)也不是非常多，避開(kāi)繁忙的銷售旺季；再次，在瀕臨年底時(shí)，經(jīng)銷商的心思多放在銷售，回收欠款以及打點(diǎn)各個(gè)上級(jí)主管單位和領(lǐng)導(dǎo)。　　
在選準(zhǔn)時(shí)機(jī)之外，還要充分考慮到了會(huì)議舉行的時(shí)間和地點(diǎn)。一般來(lái)講，可結(jié)合公司實(shí)際情況，將經(jīng)銷商座談會(huì)確定為3天，接待日除外，第1天是參觀廠房，休息；第2天全天是經(jīng)銷商座談會(huì)；第3天則是私下溝通兼游玩。在會(huì)議舉行的日期方面也要煞費(fèi)苦心，座談會(huì)舉行的日期選擇最好避開(kāi)雙休日。　　
在會(huì)議召開(kāi)的地點(diǎn)選擇方面，要通過(guò)實(shí)地考察，提前預(yù)訂了一個(gè)風(fēng)景秀麗的別墅山莊，雖然不是很豪華，但溫泉、秀山、綠水，加上四周典型的田園風(fēng)光會(huì)避免片面追求高檔豪華五星級(jí)酒店而導(dǎo)致的“費(fèi)力不討好”的慘痛結(jié)局。
敲門(mén)磚——成功的報(bào)告策劃　　舉辦會(huì)議是需要公司往外掏錢(qián)的，但是會(huì)議究竟會(huì)達(dá)到什么樣的效果，誰(shuí)也說(shuō)不準(zhǔn)。此時(shí)，會(huì)議負(fù)責(zé)人應(yīng)該及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出一個(gè)比較詳盡的報(bào)告，針對(duì)當(dāng)前的市場(chǎng)環(huán)境、面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇、舉辦會(huì)議的投入與預(yù)計(jì)的成效作詳細(xì)的分析，力爭(zhēng)獲取上級(jí)的支持。　　
對(duì)于上級(jí)來(lái)說(shuō)，是否支持會(huì)議，支持力度多大，取決于3個(gè)問(wèn)題：為什么要舉行會(huì)議營(yíng)銷？如何辦好會(huì)議營(yíng)銷？付出與產(chǎn)出各是多少（或付出與產(chǎn)出是否成正比）？第1個(gè)問(wèn)題的答案在市場(chǎng)背景資料部分和會(huì)議的主題、目的部分；第2個(gè)問(wèn)題的答案在于會(huì)議的具體內(nèi)容，包括形式、地點(diǎn)、時(shí)間、會(huì)議日程安排、人員分工等方面；第3個(gè)問(wèn)題的答案在于會(huì)議預(yù)算費(fèi)用表和預(yù)計(jì)收益表，以及會(huì)議結(jié)束之后的總結(jié)報(bào)告。會(huì)議營(yíng)銷要想獲得上級(jí)支持，提交給上級(jí)的報(bào)告中就必須解決以上3個(gè)問(wèn)題，因此有人認(rèn)為“報(bào)告是贏得上級(jí)支持、會(huì)議營(yíng)銷成功的敲門(mén)磚”。
上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議營(yíng)銷的支持體現(xiàn)在以下4個(gè)方面：　　
首先是直接的預(yù)算費(fèi)用支持。會(huì)議的預(yù)算費(fèi)用應(yīng)該充分考慮到各種費(fèi)用的預(yù)算，愈周全愈好；同時(shí)，還需要預(yù)算一部分意外費(fèi)用，比如，飛機(jī)晚點(diǎn)，接待人員和來(lái)賓的額外飲食費(fèi)用，或者是因?yàn)槠渌�不可抗因素�?dǎo)致的額外費(fèi)用，這部分費(fèi)用原則上占到預(yù)算總費(fèi)用的5～10%。　　　
其次是營(yíng)銷政策方面的支持。公司應(yīng)該提前制定出相應(yīng)的營(yíng)銷政策，包括在產(chǎn)品、價(jià)格、渠道、促銷、服務(wù)等多方面的支持力度，這些都是經(jīng)銷商最關(guān)心的問(wèn)題。 　　
再次，通過(guò)上級(jí)相關(guān)部門(mén)的組織、協(xié)調(diào)，獲得其他相關(guān)部門(mén)及人員的支持。稍微大一點(diǎn)的會(huì)議，就牽扯到生產(chǎn)、研發(fā)、銷售、廣告、策劃以及其它眾多部門(mén)，在這方面，如果缺少上級(jí)的支持，下面的人可以說(shuō)是寸步難行。　　
最后是得到其它各種資源。比如，產(chǎn)品的陳列，交通工具的提供，住宿和飲食方面的支持，以及其它各種資源的支援，這些都必須在打給上級(jí)的報(bào)告中得到體現(xiàn)。
一個(gè)好漢三個(gè)幫——充分而合理的分工　　
一個(gè)好漢三個(gè)幫，惟有充分調(diào)動(dòng)起一切有生力量，會(huì)議營(yíng)銷才有最終成功的可能，因此，會(huì)議要想大獲全勝，很重要的一個(gè)支撐就是進(jìn)行充分而合理的分工。在會(huì)議舉行前兩個(gè)星期，就應(yīng)成立專門(mén)會(huì)務(wù)組。其中，會(huì)務(wù)組成員包括：公司領(lǐng)導(dǎo)，他們的任務(wù)就是指定會(huì)議的具體負(fù)責(zé)人，尋求其他相關(guān)部門(mén)和員工的支持，取得公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持；對(duì)整個(gè)活動(dòng)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，提出建議和指導(dǎo)性意見(jiàn)，解決一些疑難問(wèn)題和突發(fā)事件。　　
會(huì)議的具體負(fù)責(zé)人，只有一個(gè)，是此次會(huì)議的總負(fù)責(zé)人。他的責(zé)任重大，也明確，就是尋求其它部門(mén)的支持和協(xié)助；對(duì)會(huì)議的整個(gè)流程進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，挑選核心成員，并對(duì)各個(gè)核心成員進(jìn)行具體分工；取得活動(dòng)經(jīng)費(fèi)；協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)、成員間的工作，將所有的工作串聯(lián)在一起；監(jiān)督考核下面成員的工作，并解決一些疑難問(wèn)題。　　
會(huì)務(wù)組核心成員，也就是最底層干事的成員。這方面的成員具體又分為4類：　　
首先是負(fù)責(zé)宣傳方面的成員，包括撰寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話稿、新聞稿件，準(zhǔn)備相應(yīng)的宣傳資料等，各種條幅、橫幅內(nèi)容，背景板、展板內(nèi)容以及媒體接待的工作均由這部分成員負(fù)責(zé)。　　
其次是接待來(lái)賓的成員。包括會(huì)議前的電話、網(wǎng)絡(luò)、傳真聯(lián)系，發(fā)放邀請(qǐng)函，收回回執(zhí)；安排、負(fù)責(zé)接機(jī)、火車站接待及現(xiàn)場(chǎng)接待工作；安排好來(lái)賓的飲食、住宿及最后的送客等工作。　　
再次是負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置的人員。包括準(zhǔn)備好桌椅、花盆、條幅、橫幅、地毯、背景板、展板、講話桌、話筒、音響、電源、投影設(shè)備、禮儀小姐、氣球、拱門(mén)以及其它。　　
最后一類是是其他后勤人員，包括準(zhǔn)備資料袋、禮物、座次牌、嘉賓卡、樂(lè)隊(duì)、舞獅隊(duì)、交通工具等。這些工作都必須在會(huì)議開(kāi)始前，全部做到位。　　
惟有充分調(diào)動(dòng)起一切有生力量，會(huì)議營(yíng)銷才有最終成功的可能，因此，會(huì)議要想大獲全勝，很重要的一個(gè)支撐就是進(jìn)行了充分而合理的分工。
精雕細(xì)琢——細(xì)節(jié)不可忽視　　
會(huì)議之所以成功，很大程度上有賴于在細(xì)節(jié)方面的精雕細(xì)琢。在會(huì)議召開(kāi)的前一天，