關(guān)鍵詞：會(huì)議  現(xiàn)場執(zhí)行  公關(guān)  現(xiàn)場直播

在會(huì)議執(zhí)行環(huán)節(jié)，是需要最細(xì)心去對待的，雖然幾乎每個(gè)因素以及各種情況似乎都已經(jīng)提前考慮好，但還是需要謹(jǐn)慎的。畢竟是展現(xiàn)給大家看的“現(xiàn)場直播”，稍有不慎就會(huì)滿盤皆輸，從揚(yáng)名變成出丑。

其間需要注意的幾個(gè)要素與技術(shù)性的細(xì)節(jié)簡要說明如下：

1、人氣問題：

除非你搞的是限制參加者數(shù)量，或者是有敏感內(nèi)容的會(huì)議，否則缺乏人氣將是最大的失敗。

人氣不足就會(huì)拖延，使得原本計(jì)劃開始的時(shí)間被一點(diǎn)點(diǎn)地延后。因?yàn)槟憧偸窃谄诖龝?huì)有更多的人往這邊趕，或許下一分鐘就會(huì)多幾個(gè)人，讓場面來得不太尷尬。但如此對主辦方與對嘉賓的印象都不好，會(huì)使得活動(dòng)的很多計(jì)劃都被打亂了，至少要到別的地方去趕場的嘉賓有些匆匆說了幾句話之后就離場，所以這使得在場的很多人都感覺嘉賓是在糊弄，這就是會(huì)議組織的大忌。

這就需要組織者在事先多準(zhǔn)備幾套增加人氣的方案，或者干脆用一個(gè)比較小的會(huì)議室，或者多找些渠道，讓更多的人來當(dāng)“托兒”。即使那些身份不是很高的“托兒”占據(jù)了相對比較好的位置，都要執(zhí)行“先來后到”的原則。以求盡量達(dá)到不冷場甚至“爆棚”的效果。

2、互動(dòng)問題：

有很多聚集人氣必要的手段，比如設(shè)定頒獎(jiǎng)、抽獎(jiǎng)、演出以及參與等環(huán)節(jié)。

演出會(huì)帶來更多的關(guān)注度，同時(shí)也會(huì)使你的會(huì)議正規(guī)性與權(quán)威性、專業(yè)性受到負(fù)面影響；頒獎(jiǎng)也可以得到更高的關(guān)注度，但需要以正規(guī)、專業(yè)甚至權(quán)威性作為基礎(chǔ)。抽獎(jiǎng)和參與會(huì)迎合部分人“揀便宜”的心理需求。頒獎(jiǎng)與演出應(yīng)該是相對比較媚俗的環(huán)節(jié)，在秀給別人看的，因而就要在會(huì)議舉辦的中間，某些人想要退場的時(shí)候，起到粘合作用，讓他們多坐一會(huì)兒，但假如有機(jī)會(huì)做印象調(diào)查，你肯定不希望很多人只對頒獎(jiǎng)、抽獎(jiǎng)、演出等內(nèi)容的印象更深刻的吧。

如此把這樣的環(huán)節(jié)放在哪個(gè)時(shí)間段就是值得推敲的事情了，放在開場不久的話，熱鬧是熱鬧了，人心卻散了，場面就很難控制；放在后面，人都走得差不多了，就顯得冷清了，也失去了聚攏人氣的意義與價(jià)值。這些輔助安排是不能沖淡主要內(nèi)容的。但在場面不是很熱烈的情況下，就需要把頒獎(jiǎng)慶典提前一些就是一個(gè)頗為技巧性的安排了。

順便說一句，假如其實(shí)越是到經(jīng)濟(jì)危機(jī)的時(shí)候，越少有人貪圖虛榮。連白送都沒有人愿意來領(lǐng)取，頒獎(jiǎng)已經(jīng)淪落到如此尷尬的境地了，這就會(huì)給以后再舉辦相應(yīng)的活動(dòng)增加很多不信任的成分。

3、場地布置：

現(xiàn)實(shí)是相當(dāng)多的會(huì)議都沒有充分挖掘展示出來。導(dǎo)致遺憾現(xiàn)象頻有發(fā)生。

場地布置是很需要重視的，也有很多文章可做。會(huì)議現(xiàn)場在裝飾廣告方面需要追求更優(yōu)的擺放角度。從裝飾的角度，需要以簡單而不凌亂為原則，多放一些跟本次會(huì)議有關(guān)的內(nèi)容，比如會(huì)議本身、相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)、贊助者、明星企業(yè)等等。這就如傳統(tǒng)媒體“開天窗”一樣令人遺憾甚至失望。當(dāng)你的展示豐富多彩的時(shí)候，至少從側(cè)面說明你的資源挖掘水準(zhǔn)。讓人感覺你“其實(shí)不缺錢”。

場地布置所追求的首先是裝飾功能、其次才是商業(yè)開發(fā)的功能。從最現(xiàn)眼的通道兩側(cè)的展板、道旗、相關(guān)位置的背景板；到次一級的易拉寶、液晶顯示屏、橫幅、豎幅、嘉賓簽到處；再到不是很現(xiàn)眼的水牌、桌牌、會(huì)議發(fā)放的禮品與紀(jì)念品，都是需要充分展示的資源。

4、留住與會(huì)代表：

與會(huì)者的遲到早退以及在會(huì)場內(nèi)走動(dòng)是他們的自由，同時(shí)，這種自由也給會(huì)議現(xiàn)場氛圍帶來負(fù)面影響，而使會(huì)議顯得凌亂不堪。那就需要一些方法對他們進(jìn)行不留痕跡地約束。讓大家都以一種新的更負(fù)責(zé)任的態(tài)度來參加會(huì)議。

比如在桌牌的制作上盡量更有針對性，并寫上確定與會(huì)者（并不僅僅是嘉賓）的名字與所供職的機(jī)構(gòu)名字，這是一種無形的宣傳，也是對與會(huì)者提高尊重的等級，更在無形地提示他們不要空降。這也是給他與會(huì)議建立正常的紐帶。

在每個(gè)人“早退”離場的時(shí)候，讓他們在門口填寫“早退表”，寫明早退原因，為以后改進(jìn)邀請人員的質(zhì)量與改進(jìn)細(xì)節(jié)方面的措施提供依托與基本調(diào)查，更會(huì)為后續(xù)活動(dòng)的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。填表的時(shí)間不要超過5分鐘，最好控制在2-3分鐘。而且要在會(huì)議開始的時(shí)候就講明白。

4、對嘉賓的禮遇：

從對嘉賓的禮遇上，應(yīng)該是核心中的核心。做得不好就會(huì)讓嘉賓不滿意，就會(huì)形成陰影，下次就再也難請了。

首先需要尊重嘉賓的演講風(fēng)格？是學(xué)者型的嚴(yán)謹(jǐn)，還是政治領(lǐng)袖型的忽悠，或者是極其有親和力的臨家大哥，或者是政客一樣的進(jìn)行政策宣導(dǎo)。形成熱烈的氛圍核心在于話題的權(quán)威性、互動(dòng)性與可爭辯性。

其次是一些細(xì)節(jié)，比如對嘉賓的迎來送往，禮儀小姐的訓(xùn)練有素，給他們及時(shí)倒水等細(xì)節(jié)；比如在會(huì)場液晶大屏幕上打上參與致辭、主旨演講與主題對話的嘉賓的照片、個(gè)人簡介與主要觀點(diǎn)等等；

更為重要的細(xì)節(jié)是主講臺(tái)。在主席臺(tái)上擺放裝飾花應(yīng)該是很必要的，但那些身材比較矮小的主講嘉賓就會(huì)有不痛快的感覺，同時(shí)攝像的難度也增加了。假如在主講臺(tái)的后面擺放一個(gè)大約10cm的臺(tái)階，就可以避免這種尷尬，而即使是身材比較高的嘉賓，也不會(huì)有不好的感覺。

畢竟誰都喜歡那種居高臨下說話的感覺，在論壇與峰會(huì)上就更是如此。

5、音響效果：峰會(huì)論壇原本就是一次秀，既然是秀場就勢必需要讓主要演員有受到尊崇的感覺。如此就需要進(jìn)行必要的技術(shù)處理，比如音樂要用那種容易讓人亢奮類型的，甚至錄制一些喝彩與鼓掌的音響效果，在精彩的時(shí)候播放并調(diào)動(dòng)現(xiàn)場觀眾的情緒都是很有必要的。而音響與迎賓曲中出現(xiàn)不和諧甚至中間暫停的情況是絕對需要避免的。

6、會(huì)議的品牌運(yùn)營：會(huì)議要做成那種周期性的，長期性的組織，并形成品牌，就要把會(huì)議當(dāng)成企業(yè)一樣運(yùn)營，在形象傳播方面有良好的表現(xiàn)，而不僅僅是暫時(shí)的與不定期的活動(dòng)，那需要或者時(shí)間或者地點(diǎn)、或者參與對象、嘉賓、涵蓋行業(yè)等方面的相對穩(wěn)定，需要有統(tǒng)一的形象，并注重從視覺到行為、從理念到整體形象方面的高度統(tǒng)一，比如在實(shí)用性文具等用品方面，小到信封、信紙、筆記本等，大到展宣產(chǎn)品、汽車、服裝等方面都統(tǒng)一。

品牌的會(huì)議就是特定的平臺(tái)，需要持續(xù)性的大力度的進(jìn)行宣傳推廣。